Erfahrungsbericht UG gründen Teil 2: HRB, IHK, Gewerbeanmeldung

In Teil 1 meines Erfahrungsberichtes habe ich euch ja schon mitgenommen zum Notar und zur Bank. Jetzt ging es bei mir endlich weiter. Am 10. November habe ich den Bescheid meines Notars bekommen, dass meine UG jetzt im Handelsregister eingetragen ist. Zeit die Gründungsbürokratie zu Ende zu bringen. Jetzt habe ich mich unter Anderem an die Gewerbeanmeldung und den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gesetzt.

Wieder gilt: Ich versuche euch ein wenig mit durch meinen Gründungsprozess zu nehmen. Das hier soll kein Fachartikel werden.

Erfahrungsbericht UG gründen Teil 1: Notartermin und Bank

Handelsregisterauszug:

Nach der Eintragung ins Handelsregister bekommt man über den Notar den Handelsregisterauszug zugesendet. Üblicherweise dauert das nicht unbedingt 8 Wochen. Bei mir in diesem Fall leider schon. Der Registerauszug fasst die wesentlichen Merkmale aus der Gründung nach Musterprotokoll noch einmal zusammen und beinhaltet die Registernummer.

In den meisten Fällen ist die Handelsregisternummer in Handelsregister A oder B unterteilt und dann 5-stellig (so zumindest bei uns).

Über diese Nummer ist das Unternehmen als Kapitalgesellschaft eindeutig zu identifizieren und unter dieser Registernummer werden fortan alle gesellschaftsrechtlichen Veränderungen dokumentiert. Beispielsweise eine Umwandlung in die GmbH oder wenn ich einen zweiten Geschäftsführer mit an Bord nehmen würde.

Die Registernummer muss ich künftig im „Kleingedruckten“ meiner Marktplätze und in Geschäftsbriefen / auf Rechnungen angeben.

IHK:

Ich gebe zu, die Industrie- und Handelskammer hatte ich bei meinen Gründungsüberlegungen nicht auf dem Schirm. Die IHK ist aus meiner Sicht wie die GEZ für Kapitalgesellschaften. Auch wenn ich ihre Leistungen nicht in Anspruch nehme, muss ich Zwangsbeiträge entrichten und Mitglied sein.

Um genau zu sein ist die IHK so heiß auf meinen Beitrag, dass das Schreiben mit dem Fragebogen da war, bevor ich überhaupt meinen Eintrag zum Handelsregister erhalten hatte. Auch hier bekommt man eine Identnummer und muss einen Selbstauskunftsbogen ausfüllen.

Die IHK ermittelt ihre Beiträge über einen Grundbeitrag und den ausgewiesenen Gewinn eines Unternehmens. Praktischerweise wird der Gewinn direkt vom Finanzamt an die IHK übermittelt, so dass man wenig Möglichkeiten hat sich dagegen zu wehren.

In meinem Fall wird im ersten Jahr der Grundbeitrag von 102€ fällig. Danach geht es nach regionaler Beitragssatzung weiter hoch. Bei 10.000€ Gewinn wäre der Beitrag dann 115€. Man wird als Kleinstkapitalgesellschaft im Nebenerwerb also ganz schön zur Kasse gebeten.

Wohl ein kleiner Grund Einzelunternehmer zu bleiben. Die zahlen erst ab 5.200€ Gewinn und auch dann auch erstmal nur 38€ Beitrag.

Falls jemand einen Vorschlag hat, welchen Nutzen die IHK mir bieten kann. Gern ab damit in die Kommentare. Ich würde mich freuen einen Gegenwert für meine 102€ zu bekommen.

Gewerbeanmeldung:

Mit diesem kleinen Vordruck habe ich durch mein Einzelunternehmen ja schon etwas Erfahrung. Auch dieser Vordruck kann natürlich in jedem Ort wieder unterschiedlich sein. Bei uns sieht er so aus: Gewerbeanmeldung

Auch die Kapitalgesellschaft muss ein Gewerbe anmelden. Da ich der Geschäftsführer bin, habe ich das für die Gesellschaft übernommen. Der Kostenpunkt hier 33€. Mit diesem „Gewerbeschein“ kann ich also nachweisen, dass die UG gewerblich tätig ist. Ansonsten hat er eher geringe Relevanz, muss aber hier und da mit vorgelegt werden.

Bei dem Fragebogen zur Gewerbeanmeldung habe ich erstmal kein großen Baustellen erkannt. Der lässt sich einfach ausfüllen…

Dachte ich, bis ich den Antrag einreichen wollte. Da habe ich erfahren, dass der Handel mit gebrauchten Waren ein „Vertrauensgewerbe“ ist. Ich wollte es nicht ausschließen auch hier und da mal gebrauchte Waren durchzuhandeln. Also muss ich jetzt ein Führungszeugnis und einen Gewerberegisterzentralauszug nachreichen. Wieder Zeit und Geld, die noch investiert werden müssen.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung:

Wie die Überschrift schon sagt, handelt es sich um ein bürokratisches Monster. Man benötigt zur Übermittlung einen Elster-Zugang mit Zertifikat und dann sitzt man vor einem Formular mit 22 „Teilseiten“. Hier die komplette Liste:

• 1 – Angaben zur Kapitalgesellschaft beziehungsweise Genossenschaft
• 2 – Angaben zum Ort der Geschäftsleitung
• 3 – Betriebstätten
• 4 – Gesetzlicher Vertreter
• 5 – Steuerliche Beratung
• 6 – Empfangsbevollmächtigte(r) für alle Steuerarten
• 7 – Bankverbindung / SEPA-Lastschriftverfahren
• 8 – Gesellschaftsvertrag / Satzung und Eintragung ins Handels- beziehungsweise Genossenschaftsregister
• 9 – Beginn der Tätigkeit, Wirtschaftsjahr, Höhe Grund- / Stammkapital
• 10 – Angaben zu den Anteilseignern
• 11 – Angaben zur Gründung
• 12 – Bei Betriebsaufspaltung
• 13 – Zusatzangaben zur Gesellschaft
• 14 – Angaben zu Organschaftsverhältnissen
• 15 – Angaben zur Festsetzung von Vorauszahlungen (Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer)
• 16 – Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer
• 17 – Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer
• 18 – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• 19 – Besonderes Besteuerungsverfahren „One-stop-shop“
• 20 – Umsätze im Bereich des Handels mit Waren über das Internet
• 21 – Freistellungsbescheinigung gemäß § 48 b Einkommensteuergesetz (EStG) („Bauabzugsteuer“)
• 22 – Gesondert einzureichende Unterlagen

Die ersten Seiten sind noch relativ simpel mit dem zu beantworten, was ich bereits an Unterlagen auf dem Tisch habe. Aber spätestens bei „Angaben zu Organschaften“ und „One-stop-shop“ habe ich mich erstmal schlau gegoogelt.

Häufig geht es beispielsweise um Geschäfte innerhalb der EU und deren Umsatzbesteuerung. Ein Thema mit dem ich mich absehbar noch nicht auseinandersetzen muss. Insgesamt habe ich vermutlich 1-2 Stunden mit diesem Fragebogen verbracht, um nicht nachher bei den Steuererklärungen Probleme zu bekommen.

Wichtig ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung vor allem um die Steuernummer und die Umsatzsteuer ID zu bekommen. Die USt.-ID kann man direkt in dem Formular beantragen. Eine der beiden muss verpflichtend auf allen ausgehenden Rechnungen angegeben werden. Und natürlich benötige ich die Nummer auch, um die Vorsteuer vom Finanzamt erstattet zu bekommen. Schließlich habe ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet.

Die Kosten der Gründung:

Die bisher aufgelaufenen Gründungskosten meiner 1.000€-UG belaufen sich auf 287,50€ (132,50€ netto Notar, 155€ Registereintragung Amtsgericht). Zusätzlich fallen 33€ für die Gewerbeanmeldung und 26€ für ein Führungszeugnis und eine Gewerberegisterauskunft an, diese gehören aber schon nicht mehr zu den Gründungskosten.

Insgesamt hat der Gründungsprozess bisher 346,50€ von meinen 1.000€ Stammkapital aufgezehrt. Eine UG mit 1.000€ Stammkapital zu gründen scheint also relativ schlau, wenn man gern die kompletten Gründungskosten im Musterprotokoll mit der Gesellschaft bezahlen möchte.

Aktuell verbleibt also ein Eigenkapital von 653,50€, um wirtschaftlich aktiv zu sein. Das ist nicht wahnsinnig viel. Zu meiner Finanzierungsplanung dann mehr im nächsten Beitrag.

Update Buchhaltung:

Da mein Geschäft jetzt seit Anfang November läuft und die ersten Geschäftsvorfälle abgewickelt wurden, musste ich mich auch für eine Buchhaltungssoftware entscheiden. Schließlich sind Kapitalgesellschaften zur doppelten Buchführung verpflichtet. Mein bisheriger Favorit war Lexware Buchhaltung für 17,90€ monatlich, also knapp 215€ pro Jahr.

Die Kostenposition 215€ für Buchhaltungssoftware wäre im Verhältnis zu meinem geringen Stammkapital schon ein riesiger Posten und so habe ich mich weiter schlau gemacht, was für Möglichkeiten es noch gibt, um die Buchhaltung darzustellen. Irgendwann bin ich dann über die Gratissoftware Gnucash gestolpert und habe gelesen, dass diese von einigen Kleinstunternehmen genutzt wird, um die Bücher zu führen und die Bilanz zu erstellen.

Im Gegensatz zu kostenpflichtiger Buchhaltungssoftware ist Gnucash deutlich weniger intuitiv und weniger automatisiert. Man muss sich eine Menge Wissen anlesen. Wenn es also nach Stundenlohn gegangen wäre, wäre ich mit Lexware deutlich besser gefahren. Aber so erhalte ich deutlich mehr Kapital in meiner Mini-UG und habe damit etwas mehr Luft zum Arbeiten. Außerdem ist mir durch die intensive Beschäftigung mit Buchungsvorgängen und Kontenrahmen (Ich nutze SKR04 in Gnucash) in manchen Belangen der Buchführung ein Licht aufgegangen.

Fazit zu Teil 2:

Die Gründung einer kleinen UG (haftungsbeschränkt) kostet nicht so viel Geld. Insgesamt werde ich am Ende mit der IHK usw wohl auf ca. 500€ kommen. Was deutlich mehr ins Gewicht fällt ist die Zeit, die die Gründung in Anspruch nimmt. Die 30 Minuten beim Notar sind nicht so dramatisch, da fallen der Prozess der Gewerbeanmeldung und des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung mit 2-3 Stunden schon mehr ins Gewicht.

Am allermeisten Zeit kostet es jedoch die Informationen für diverse Geschäftsbereiche einzuholen, die in einer Kapitalgesellschaft anders laufen als in einer kleinen Einzelfirma.

• Wie funktioniert doppelte Buchführung?
• Wie kann ich die UG mit Geld ausstatten?
• Wo muss ich die UG überall registrieren?
• Wie schreibe ich eine ordentliche kaufmännische Rechnung mit USt?
• Wie müssen Händlerkonten auf Onlinemarktplätzen aussehen?
• Was muss ich berücksichtigen, um nicht abgemahnt zu werden?

Leider kann ich auf viele von diesen Fragen im Blog nicht detailliert eingehen, weil dann vermutlich einer daher kommt und mich wegen Rechts- oder Steuerberatung oder sonstwas abmahnt. Vielleicht kann ich aber an der einen oder anderen Stelle meinen persönlichen Weg durch diese Fragen darstellen.

Ich hoffe auch Teil 2 des kleinen Erfahrungsberichtes war spannend für euch. Gebt mir gern ein Feedback oder stellt Fragen dazu in den Kommentaren.

Die nächsten Schritte folgen dann in Teil 3