Erfahrungsbericht UG gründen Teil 3: Warten, Rechtliches, Buchhaltung

In Teil 2 meines Erfahrungsberichtes habe ich euch ja schon mitgenommen zur Gewerbeanmeldung, dem steuerlichen Erfassungsbogen und in die Buchhaltung. Damit war die Bürokratie leider noch nicht beendet. Schließlich sollte man sich als Unternehmer im Onlinehandel ausreichend absichern, um nicht sofort Schiffbruch zu erleiden.

Wieder gilt: Ich versuche euch ein wenig mit durch meinen Gründungsprozess zu nehmen. Das hier soll kein Fachartikel werden.

Erfahrungsbericht UG gründen Teil 2: HRB, IHK, Gewerbeanmeldung

Warten auf das Finanzamt:

Jeder Unternehmer muss auf seinen Rechnungen die Steuernummer oder USt.-Id angeben, damit die Rechnung ordnungsgemäß erstellt ist. Außerdem gehört die Umsatzsteuer-Id in das Impressum etwaiger Onlineshops (u.a. auch Ebay, Ebay-Kleinanzeigen oder Amazon Marketplaces). Die beiden Nummern sind also essentiell, um den Geschäftsbetrieb aufnehmen zu können.

Ich hätte damit gerechnet, dass der Prozess nach einreichen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung ca. 1 Woche dauert. Das Finanzamt hat mich aber belehrt, dass die Wartezeit auf die Steuernummer 4-6 Wochen beträgt und die Wartezeit auf die USt.-ID bis zu 3 Monate beträgt.

Da ich gern vor Weihnachten noch ein wenig Ware verkaufen wollte, habe ich natürlich sofort angefangen mich schlau zu machen und zumindest einen kleinen Ausweg gefunden. Rechnungen bis 250€ sind scheinbar Kleinbetragsrechnungen, für die die Pflicht zur Angabe der Steuernummer entfällt. (§33 UStDV). Damit besteht für mich jetzt die Möglichkeit einen Großteil der in Frage kommenden Lego-Sets zu verkaufen und ordentliche Rechnungen zu schreiben.

Trotzdem stehen mir ohne USt.-ID keine Verkäufe über Ebay zur Verfügung, sondern nur Vermarktung über Ebay Kleinanzeigen, was deutlich mühseliger ist.

Der gesamte Gründungsprozess vom Notartermin bis zur Erteilung der USt-Id wird also voraussichtlich 4-5 Monate dauern. Nach meiner Erfahrung mit der Gründung eines Einzelunternehmens, hätte ich mir das deutlich einfacher vorgestellt.

Rechtliches:

Wenn man auf Onlinemarktplätzen verkauft gibt es einiges zu beachten, damit einem nicht sofort die Abmahnungen spezialisierter Kanzleien auf den Tisch flattern.

Am wichtigsten sind die „Rechtstexte“. Soweit ich mich schlau gemacht habe umfassen diese:

• Impressum
• AGB
• Wiederrufsbelehrung
• Datenschutzerklärung

Um diese Rechtstexte zu erstellen gibt es glücklicherweise Hilfe. Ich habe als Gratisanbieter trustedshops entdeckt. Dort kann man mit einem Rechtstexte Generator aktuelle Texte zu den o.g. Themen bekommen. Einfach auf Produkte nach Free Legal Tools schauen.

Natürlich gibt es noch das Thema Verpackungslizenz für Leute, die viel Ware versenden. Meine Tendenz geht dazu dies über den Grünen Punkt abzubilden. Dort komme ich mit meinen geringen Mengen derzeit auf 25€ jährliche Kosten. Bisher nutze ich zwar nur recycelte Kartons, in denen ich meine Ware bekommen habe, das kann ich aber leider nicht nachweisen. Somit bin ich trotzdem verpflichtet mich im Verpackungsregister zu registrieren.

Bei bestimmten Waren müssen dann in der Beschreibung des Produktes noch Warnhinweise angegeben sein. Zum Beispiel der Hinweis zur Entsorgung von Altbatterien und der Hinweis, dass das Produkt Kleinteile enthält, die von Kindern unter 3 Jahren verschluckt werden können. Für diese beiden Hinweise habe ich mir Textbausteine zurechtgelegt, die ich bei entsprechenden Produkten nutzen kann.

Buchhaltung:

Mit meiner Freewarebuchhaltung durch GnuCash bin ich zufrieden. Es gibt sicherlich an vielen Stellen umfangreichen manuellen Aufwand, den ich in kostenpflichtigen Programmen nicht hätte. Auf der anderen Seite kann ich viele Dinge nach Bedarf anpassen.

Der Aufwand sich selbst Buchhaltungskenntnisse beizubringen ist auch mit Vorkenntnissen eine Herausforderung. Das Gute daran ist, dass ich mit Buchhaltungskenntnissen die Liquidität des Unternehmens und auch die Gestaltungsmöglichkeiten in meiner Bilanz immer im Blick habe und nicht beim Steuerberater nachfragen muss, wo ich gerade stehe.

Um ein Nebengewerbe zu starten ist es mit Sicherheit aber nicht empfehlenswert mit einer UG oder GmbH zu starten, sondern erstmal eine Einzelfirma mit EÜR zu betreiben. Außer ihr habt schon Buchhaltungskenntnisse oder seid kaufmännisch sehr fit.

Für alle, die zumindest etwas mehr Automatisierung möchten, bietet sich eine Software wie SevDesk an.

Buchhaltungssoftware

Für die Rechnungsstellung habe ich mich bisher gegen eine Software entschieden. Bei den paar Belegen, die ich erstellen muss genügt eine gute Word-Vorlage. Wenn ich allerdings auf Ebay, Amazon und Ebay-Kleinanzeigen listen würde, müsste ich mir wohl eine Software wie Billbee zulegen, um das Angebot in den Shops zu synchronisieren.

Fazit zu Teil 3:

Bisher habe ich in 2021 erst 800€ Umsatz mit der UG gemacht. Das soll sich 2022 dann deutlich steigern. Was den Verwaltungsaufwand angeht scheine ich aber jetzt alles wichtige eingerichtet zu haben.

Vielleicht habe ich auch noch Glück und vor Weihnachten bekomme ich ein paar zusätzliche Verkäufe über Ebay Kleinanzeigen rein. Ansonsten geht es 2022 richtig los.

Spannend wird es auf jeden Fall mein „Rumpfgeschäftsjahr“ zum 31.12.2021 abzuschließen und die erste Bilanz nach meiner Eröffnungsbilanz zu erstellen.